Muhasebe Hatası
Muhasebe Hatası Nedir?
Muhasebe hatası, kasıtlı olmayan bir muhasebe girişindeki bir hatadır. Tespit edildiğinde, hata veya hata genellikle hemen düzeltilir. Derhal çözüm bulunamazsa, hataya yönelik bir araştırma yapılır. Bir muhasebe hatası, firmanın yararına girişleri gizlemek veya değiştirmek için kasıtlı bir eylem olan dolandırıcılıkla karıştırılmamalıdır. Çok sayıda hata türü olmasına rağmen, en yaygın muhasebe hataları ya büro hataları ya da muhasebe ilkesi hatalarıdır.
Temel Çıkarımlar
- Muhasebe hatası, kasıtlı olmayan bir muhasebe girişindeki bir hatadır.
- Bir muhasebe hatası, firmanın yararına girdileri gizlemek veya değiştirmek için kasıtlı bir eylem olan dolandırıcılıkla karıştırılmamalıdır.
- Muhasebe hataları, aynı girişin kopyalanmasını içerebilir veya bir hesap doğru şekilde ancak yanlış müşteriye veya satıcıya kaydedilebilir.
- Bir ihmal hatası, dönem boyunca gerçekleşen bir işleme rağmen hiçbir girişin kaydedilmemesini içerir.
Muhasebe Hatalarını Anlamak
Muhasebe hataları, kasıtsız defter tutma hatalarıdır ve bazen tanımlanması ve düzeltilmesi kolaydır. Örneğin, borçlar ve krediler, deneme bakiyesinde aynı tutara ulaşmazsa, bir muhasebeci, hangi hesabın hatalı olduğunu kolayca görebilir. Deneme bakiyesi, muhasebecilerin borç ve alacak girişlerini kaydetmek için kullandıkları bir çalışma sayfası türüdür. Deneme bakiyesinden alınan toplamlar daha sonra raporlama döneminin sonunda mali tablolara aktarılır. Bununla birlikte, muhasebe hatalarının olduğu durumlar vardır, ancak deneme bakiyesi dengesiz değildir, bu da hataları tanımlamak ve düzeltmek daha zor olabilir.
Muhasebe Hata Türleri
Çok sayıda muhasebe hatası vardır ve en yaygın hatalardan bazıları aşağıda listelenmiştir.
Orijinal Giriş Hatası
Orijinal girişteki bir hata, bir hesaba yanlış miktarın kaydedilmesidir. Yanlış tutar için gönderilen hata, işlemle ilgili diğer hesapların herhangi birine de yansıtılır. Başka bir deyişle, ilgili tüm hesaplar dengede olacaktır, ancak yanlış tutarlar için.
Çoğaltma Hatası
Çoğaltma hatası, bir muhasebe girdisinin çoğaltılması, yani aynı girdi için iki kez borçlandırılması veya alacaklandırılmasıdır. Örneğin, aynı miktar için iki kez borçlandırılan bir masraf, bir mükerrerlik hatası olur.
İhmal Hatası
Bir ihmal hatası, dönem için bir işlem gerçekleşmesine rağmen bir giriş yapılmamasıdır. Örneğin, şirketlerin tedarikçilere ve satıcılara borçlu oldukları kısa vadeli borçlar olan borçlu hesaplar, mallar kredili satın alındığında alacaklandırılmaz. Bu, satıcılardan kaydedilmesi gereken çok sayıda fatura olduğunda ve fatura kaybolduğunda veya düzgün kaydedilmediğinde yaygındır.
Bir ihmal hatası, bir ürünün bir müşteriye satışını veya alacak hesaplarından elde edilen geliri kaydetmeyi unutmayı da içerebilir. Alacaklar, müşterilerin satılan ürünler için bir şirkete borçlu oldukları parayı yansıtır.
Giriş Ters Çevirme Hatası
Girişin tersine çevrilmesi hatası, muhasebe girdisinin yanlış yönde kaydedilmesi, yani bir borcun alacak olarak kaydedildiği veya bunun tersi olduğu anlamına gelir. Örneğin, hammadde ve envanter içeren satılan malın maliyeti borçlandırılmak yerine alacaklandırılır ve bitmiş stok alacaklandırılmak yerine borçlandırılır.
İlke Hatası
Muhasebe ilkesi hatası, bir muhasebe ilkesi hatalı uygulandığında ortaya çıkar. Örneğin, bir ekipman satın alımı, bir işletme gideri olarak kaydedilir. İşletme giderleri günlük harcamalardır ve sabit kıymet alımını içermez. Ayrıca varlık alımları bilançoya, faaliyet giderleri gelir tablosuna kaydedilmelidir.
Komisyon Hatası
Komisyon hatası, bir muhasebeci veya muhasebeci bir borç veya krediyi doğru hesaba ancak yanlış yardımcı hesaba veya deftere kaydettiğinde ortaya çıkan bir hatadır. Örneğin, bir müşteriden alınan para, alacaklar hesabına, ancak yanlış müşteriye yatırılır. Hata, tüm müşterilerin faturalarını ve işlemlerini içeren alacak hesapları yardımcı defterinde gösterilecektir.
Bir satıcıya ödenecek hesap olarak kaydedilen, ancak yanlış fatura veya satıcıya yapılan ödeme de bir komisyon hatasıdır. Hata, borçlu hesaplar yardımcı defterinde yanlış satıcıya kaydedilmiş olarak görünecektir.
Telafi Edici Hata
Telafi hatası, bir hatanın aynı zamanda hatalı olan bir dengeleme girdisi tarafından telafi edilmesidir. Örneğin, yanlış miktar envantere kaydedilir ve bu envanter için ödenecek hesaplara kaydedilen aynı yanlış tutarla dengelenir.
Muhasebe Hatalarının Tespiti ve Önlenmesi
Dergi sahibi dikkatli değilse veya muhasebe yazılımı güncel değilse, kasıtsız muhasebe hataları yaygındır. Bu tür hataların keşfi genellikle şirketler ay sonu kitap kapanışlarını gerçekleştirdiklerinde ortaya çıkar. Bazı firmalar bu görevi her haftanın sonunda gerçekleştirebilir. Hepsi değilse de çoğu hata oldukça kolay bir şekilde düzeltilebilir.
Önemli bir tutarsızlık hızlı bir şekilde çözülemezse, bir denetim izi gerekli olabilir. Önemsiz tutarsızlıkları ele almanın normal yöntemi, bilançoda bir askıya alma hesabı oluşturmak veya gelir tablosundaki küçük tutarı “diğer” olarak netlemektir.
Müşterilere ve satıcılardan gelen faturaları takip etmek ve bunların muhasebe yazılımına hemen ve doğru bir şekilde girilmesini sağlamak, büro hatalarını azaltmaya yardımcı olabilir. Aylık banka mutabakatı, çeyrek veya mali yılın sonundaki raporlama döneminden önce hataları yakalamaya yardımcı olabilir. Banka mutabakatı, bir şirketin dahili mali kayıtlarının ve işlemlerinin, bankanın şirket için hesap özeti kayıtlarıyla karşılaştırılmasıdır.
Elbette hiçbir şirket tüm hataları önleyemez, ancak uygun iç kontrollerle bunlar nispeten hızlı bir şekilde tanımlanabilir ve düzeltilebilir.