Basın toplantısı
Basın Toplantısı Nedir?
Basın toplantısı, bilgileri resmi olarak dağıtmak ve medyadan gelen soruları yanıtlamak için düzenlenen bir etkinliktir. Belirli halkla ilişkiler sorunlarına yanıt olarak basın toplantıları da duyurulur.
Kurumsal basın konferansları genellikle şirketin üst yönetimi, basın irtibat görevlisi veya iletişim sorumlusu tarafından yönetilir. Sınırlı kaynaklar göz önüne alındığında, özellikle üç aylık veya yıllık kazançlar döneminde, bir şirketin gerçekten benzersiz veya haber değeri taşıyan bir duyurusu olmadığı sürece medyanın büyük ilgisini çekmek zor olabilir.
Şirketler ve diğer işletmeler, politikacılar ve diğer hükümet yetkilileri tarafından basın toplantıları düzenlenmektedir.
Temel Çıkarımlar
- Basın toplantıları, bilginin dağıtıldığı ve medyanın soru sorabileceği etkinliklerdir.
- Bu etkinlikler, olumlu ve olumsuz haberlere yanıt vermek, ürün lansmanları için veya bir şirket hakkında medyayı ve kamuoyunu bilgilendirmek için düzenlenir.
- Basın konferanslarının çoğu, konferansın doğasını özetleyen iyi hazırlanmış yazılı bir açıklama olan bir basın bülteni aracılığıyla duyurulur.
- Basın konferansları genellikle bir şirketin üst yönetimi, basın irtibat görevlisi veya iletişim sorumlusu tarafından yürütülür.
- Daha az tanınan şirketler, marka bilinirliğini artırmak için basın toplantıları düzenleyebilirken, yerleşik şirketler haberleri en olumlu ışıkta paylaşabilir ve itibarlarını artırabilirler.
Bir Basın Konferansını Anlamak
Basın konferansları şirketler veya şahıslar tarafından düzenlenir ve medya da katılır. Etkinlik sırasında, bir veya daha fazla konuşmacı, katılanlara hitap edebilir. Muhabirler daha sonra soru sorabilir.
Bir basın toplantısı yapılmadan önce, bir şirket olayın niteliğini özetleyen bir basın bildirisi yayınlayabilir. Bazen bunlar konferanstan çok önce yayınlanır.
Bir şirket, basını özel etkinliklere davet ederek bir haberi en uygun ışığında sunma olanağına sahiptir. Diğer durumlarda, daha az tanınan şirketler, haber ajanslarının şirket olaylarını haber yapmasını kolaylaştırarak medyadaki itibarlarını artırmak isteyebilir.
Olumlu medyaya maruz kalma elde ederek, şirketler, genellikle yaygın bir reklam kampanyası için gerekenden çok daha düşük bir maliyetle, pazarda daha fazla marka tanınırlığı ve otorite kazanabilirler.
Basın konferanslarına haber konferansları da denir. Resmi bir açıklama olmadığında veya hiçbir soruya izin verilmediğinde, etkinliğe fotoğraf operasyonu denir.
Neden Basın Toplantısı Yapmalı?
Şirketlerin basın konferansları düzenlemeyi seçmelerinin birçok nedeni vardır. Aşağıdakilerden herhangi birini yapmak için çağrılabilirler:
- Kazançlara, diğer haberlere veya tartışmalara yanıt verin
- Yeni bir yöneticinin ayrıldığını veya eklendiğini duyurun
- Yeni bir üretim tesisinin açılışını yapın
- Yeni bir ürünün veya bir birleşme veya satın almanın piyasaya sürüldüğünü duyurun
Elbette bunlar, bir şirketin bir konferans araması yapabileceği durumlardan sadece birkaçıdır. Bazı durumlarda, şirketler herhangi bir haber gelmeden önce basın toplantılarını zamanlayabilir. Bu, olumsuz haberleri gizlemeye çalışan bir şirketin aksine, şirketi dürüst ve doğru bir şekilde anlatmak için herhangi bir olumsuz haberin önüne geçmek için yararlı olabilir.
Basın Toplantısı Öncesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Basın toplantısını ya da gazeteciler tarafından bilindiği şekliyle basın toplantısını düzenlemeden önce, bir şirketin dikkate alacağı birkaç önemli nokta vardır.
Birincisi, basın bülteni. Konferansı duyurmanın yanı sıra, sürüm iyi hazırlanmış olmalıdır. Açık, kısa ve öz olmalıdır. Ancak, ister ürün lansmanı gibi olumlu bir duyuru olsun, ister olumsuz haberler veya tartışmalara yanıt olsun, eldeki konuyu da ele almalıdır.
Basın toplantısından sonraki takip de aynı derecede önemlidir, bu nedenle daha sonra cevaplanan tüm sorular aynı ağırlığı taşıyacaktır.
Baskı makinesinin yeri de gerçekten önemlidir. Katılımcı sayısını barındırabilmelidir ve duyurulanlara bir bağlantı olmalıdır. Bir şirket, konferansı üretim tesisinde veya yeni bir ürün lansmanıyla ilgiliyse bir perakende mağazasında düzenlemeye karar verebilir.
Dikkate alınacak başka bir konu da kimi davet edeceğinizdir. Şirketler genellikle basın bildirisinin bir kopyasıyla birlikte konferanstan haberdar olan medyanın bir listesine sahiptir. Davetiye, aynı sürümde olduğu gibi, ilgilenen maksimum insan düzeyini elde etmek için iyi hazırlanmış olmalıdır.