Fatura
Fatura Nedir?
Fatura, alıcı ile satıcı arasındaki işlemi listeleyen ve kaydeden zaman damgalı ticari bir belgedir. Mallar veya hizmetler kredili satın alınmışsa, fatura genellikle anlaşmanın şartlarını belirtir ve mevcut ödeme yöntemleri hakkında bilgi sağlar.
Faturaların Çeşitleri kağıt içerebilir makbuz, satış faturası, banka notu, satış faturası veya çevrimiçi elektronik kayıt.
Temel Çıkarımlar
- Fatura, bir mağazadan alınan kağıt makbuz veya bir e-perakendecinin çevrimiçi kaydı gibi bir alıcı ile satıcı arasındaki bir işlemin kaydını tutan bir belgedir.
- Faturalar, muhasebe iç kontrollerinin ve denetimlerinin kritik bir unsurudur.
- Bir faturada bulunan ücretler, sorumlu yönetim personeli tarafından onaylanmalıdır.
- Faturalar genellikle ödeme koşullarını, birim maliyetlerini, nakliyeyi, işlemeyi ve işlem sırasında belirtilen diğer şartları belirtir.
Faturanın Temelleri
Bir fatura, faturanın ön yüzünde bir fatura olduğunu belirtmelidir. Genellikle, dahili ve harici referans için yararlı olan, fatura numarası adı verilen benzersiz bir tanımlayıcıya sahiptir. Bir fatura, faturalandırmayla ilgili bir hata olması durumunda genellikle satıcı veya hizmet sağlayıcının iletişim bilgilerini içerir.
Ödeme koşulları faturanın yanı sıra herhangi bir indirim, erken ödeme ayrıntıları veya geç ödemeler için değerlendirilen finansman masrafları ile ilgili bilgilerin ana hatlarıyla belirtilebilir. Ayrıca, bir kalemin birim maliyetini, satın alınan toplam birimleri, navlun, taşıma, nakliye ve ilgili vergi ücretlerini sunar ve borçlu olunan toplam tutarı ana hatlarıyla belirtir.
Şirketler, tüm ödenmemiş işlemler için fatura olarak bir ay sonu ekstresi göndermeyi tercih edebilir. Durum böyleyse, açıklama sonraki faturaların gönderilmeyeceğini belirtmelidir. Tarihsel olarak, faturalar kağıt üzerine kaydedilmişti ve çoğu zaman birden fazla kopya oluşturulmuştu, böylece alıcı ve satıcının her birinin kendi kayıtları için işlemin bir kaydı var. Şu anda, bilgisayarda oluşturulan faturalar oldukça yaygındır. Talep üzerine kağıda basılabilir veya işlemin taraflarına e-posta ile gönderilebilirler. Elektronik kayıtlar ayrıca belirli işlemlerin veya belirli tarihlerin daha kolay aranmasına ve sıralanmasına izin verir.
Bir proforma fatura bir ön olan satış faturası bir sevkiyat ya da malların teslimi öncesinde alıcılara gönderildi. Fatura tipik olarak satın alınan ürünleri ve nakliye ağırlığı ve nakliye ücretleri gibi diğer önemli bilgileri açıklayacaktır. Proforma faturalar, özellikle ithalatta gümrük işlemleri için genellikle uluslararası işlemlerde devreye girer.
Proforma fatura bağlayıcı bir sözleşmedir, ancak satış koşulları değişebilir.
Fatura Tarihinin Önemi
Fatura tarihi, malların faturalandırıldığı ve işlemin resmi olarak kaydedildiği zaman damgalı saat ve tarihi temsil eder. Bu nedenle, fatura tarihi, faturanın kredi süresini ve vade tarihini belirlediği için ödemeyle ilgili önemli bilgiler içerir. Bu, özellikle net 30 gibi kredi sunan kuruluşlar için çok önemlidir. Faturanın gerçek vade tarihi genellikle fatura tarihinden sonraki 30 gündür. Benzer şekilde, şirketler müşterilere malları iade etme seçeneği sunar ve genellikle faturada belirtildiği gibi satın alma kanıtından itibaren belirli bir gün sayısına bağlı olarak bir son teslim tarihine sahiptir.
E-Fatura
Bilgisayar çağının ortaya çıkışından bu yana, insanlar ve işletmeler, kağıt belgelere alternatif olarak elektronik faturalandırmaya güvenmeyi daha kolay buldular. Elektronik faturalama veya e-fatura, taraflar arasında işlemle ilgili belgeleri oluşturmak, saklamak ve izlemek ve sözleşmelerinin şartlarının yerine getirilmesini sağlamak için bir elektronik faturalama şeklidir.
Bu e-belgeler, faturaları ve makbuzları, satın alma siparişlerini, borç ve alacak notlarını, ödeme koşullarını ve talimatlarını ve havale makbuzlarını içerebilir. Dijital faturalar normalde e-posta, web sayfası veya uygulama yoluyla gönderilir. Avantajlar şunları içerir:
- Kalıcılık ve fiziksel hasara karşı direnç
- Belirli isimler, terimler veya tarihler için arama ve sıralama kolaylığı
- Daha yüksek denetlenebilirlik
- Talep üzerine baskı veya çoğaltma yeteneği
- Veri toplama ve iş zekası yeteneği
- Kağıt kullanımının azaltılması
E-fatura, çeşitli teknolojileri ve giriş seçeneklerini içerir ve bir faturanın elektronik olarak ödeme için müşteriye sunulduğu herhangi bir yöntemi açıklamak için genel bir terim olarak kullanılır. Kabulü ve verimliliği kolaylaştırmak için dünya çapında EDIFACT ve UBL gibi çeşitli e-fatura standartları geliştirilmiştir.
Faturalar ve Ödenecek Hesaplar
Faturalar, envanter kontrolü, muhasebe ve vergi amaçları için bir ürünün satışını izler ve bu da ödenecek hesapların ve benzer yükümlülüklerin takip edilmesine yardımcı olur. Birçok şirket ürünü gönderir ve daha sonraki bir tarihte ödeme bekler, bu nedenle toplam tutar alıcı için ödenecek bir hesap ve satıcı için bir alacak hesabı haline gelir.
Günümüz faturaları kağıt üzerinden değil elektronik olarak iletilir. Faturanın kaybolması durumunda alıcı satıcıdan bir nüshasını talep edebilir. Fatura kullanımı, satıcının peşin nakit almadan bir ürün göndermesi veya bir hizmet sunması nedeniyle kredinin varlığını temsil eder.
Faturalar, müşteri bir mal veya hizmet sipariş etmeden önce oluşturulan satın alma siparişlerinden farklıdır.
Faturalar ve İç Kontroller
Faturalar, iç kontrollerin muhasebesinin kritik bir unsurudur. Faturadaki ücretler, sorumlu yönetim personeli tarafından onaylanmalıdır. Alternatif olarak, bir fatura bir satın alma siparişiyle eşleştirilir ve bilgilerin mutabakatı üzerine, onaylanan işlemler için ödeme yapılır. Bir denetim firması, gider kesintisini test ederken faturaların uygun muhasebe dönemine girilmesini sağlar.