Sanal Ofis
Sanal Ofis Nedir?
Sanal bir ofis, işletmelere fiziksel bir adres ve ofisle ilgili hizmetleri, uzun bir kira ve idari personel yükü olmaksızın sağlar. Sanal bir ofis ile çalışanlar her yerden çalışabilir, ancak yine de posta adresi, telefon yanıtlama hizmetleri, toplantı odaları ve video konferans gibi şeylere sahip olabilir.
Sanal Ofisler Nasıl Çalışır?
Sanal ofisler, müşterilere hizmet vermek için tek bir birim olarak çalışırlar ancak sabit bir yerde bulunmazlar. Bu tür bir kurulum, özellikle ek yükü en aza indirmek isteyen yeni başlayanlar ve küçük işletmelerde popülerdir. Video konferans gibi web tabanlı ofis üretkenlik yazılımı ve hizmetlerinin oluşturulması, sanal ofislerdeki büyümeyi hızlandırmaya yardımcı oldu.
Temel Çıkarımlar
- Sanal ofis, tek bir birim olarak çalışan ve fiziksel bir posta adresine sahip olan, ancak belirli bir konumda bulunmayan bir şirkettir.
- Video konferans ve mesajlaşma hizmetleri gibi araçların geliştirilmesi, sanal ofis kullanımının artmasına neden oldu.
- Sanal bir ofis işletmenin maliyetleri geleneksel bir ofisten çok daha azdır ve bu nedenle bu tür kurulumlar küçük işletmeler ve yeni başlayanlar arasında popülerdir.
- Sanal ofis düzenlemesi, çalışanlar için iş seçeneklerini ve işletmeler için işe alma seçeneklerini genişletir.
- Sanal ofis genellikle işletmeler için daha ucuz bir seçenek olsa da, telefonla yanıtlama ve video konferans gibi bazı hizmetler sınırlı erişilebilirliğe sahip olabilir.
Bir sanal ofis, hizmetleri çalışanları idari görevlerden ve işe gidip gelmelerinden kurtardığı için daha fazla üretkenliğe de yol açabilir. Her çalışan, en uygun konumdan çalışabilir ve işletme, yerel olarak yaşayan çalışanları işe almakla sınırlı değildir.
Daha fazla insan uzaktan çalışmanın yollarını buldukça, sanal bir ofisin faydaları hemen fark edilir. Ancak her şey göründüğü kadar kolay değil. Bazıları, sanal ofis alanı planlamasını, fiziksel bir ofiste bulunan zaman alıcı zamanlama çakışmalarından farklı bulmayabilir.
Sanal Ofisin Avantaj ve Dezavantajları
Bir sanal ofisin kullanıcılara cazibesi iki yönlüdür. Birincisi, sanal bir ofisin aylık maliyeti, geleneksel bir ofisinkinden çok daha azdır. Sonuçta, hiçbir bakım ve onarım maliyetine sahip değildir ve personel bulundurması da gerekmez. Bir sanal ofis, aydan aya kira kontratıyla da güvence altına alınabilir, böylece bir kullanıcının işi değişirse daha fazla esneklik elde edilir (bir kira süresinin dolmasını beklemeyin veya bozuk bir kira bedelini ödemeyin).
Sanal ofis kullanmanın maliyeti, üyelik ücreti için 50 ABD doları kadar düşük ve temel hizmetler için aylık kira sözleşmesi için 250 ABD doları veya daha fazla olabilir. Ne kadar çok hizmet eklenirse, o kadar pahalı olacaktır.
İkinci olarak, sanal bir ofis bir posta adresi, telefon yanıtlama ve video konferans hizmetleri sağlayabilir. Bu nedenle, küçük bir işletme olduğundan daha büyük görünebilir. Ayrıca, kullanıcıların müşterilerle tanışması için fiziksel bir adres (veya birden çok adres) sağlayabilir. Bazen adres, bir sanal ofis kullanıcısına, örneğin adresin iyi bilinen bir konum veya cadde olması gibi bir prestij havası verebilir. Profesyonel bir telefon yanıtlama hizmeti de aynı etkiye sahip olabilir.
Sanal bir ofis düzenlemesinin sunduğu hizmetlerden bazıları, yararlanmak için ön planlama gerektirir. Örneğin, birçok paket sınırlı konferans odası kullanımı veya sınırlı telekonferans ve video konferans hizmetleri ile birlikte gelir. Sanal ofisler de geceleri ve hafta sonları kısıtlı erişime sahip olabilir. Kullanıcılar esneklik eksikliğini sınırlayıcı ve rahatsız edici bulabilirler. Evden çalışmanın dikkatini dağıtma potansiyeli de vardır ve bu nedenle bazı çalışanlar sanal bir ofis ortamında çalışırken o kadar üretken olmayabilir.